Το WhenWines βοηθά τα οινοποιεία να οργανώνουν σε ένα σημείο τα αιτήματα επισκέψεων, τη διαθεσιμότητα, τα στοιχεία των επισκεπτών και το feedback από τις γευσιγνωσίες. Σήμερα αυτές οι πληροφορίες συχνά βρίσκονται μοιρασμένες σε τηλέφωνα, email, εφαρμογές μηνυμάτων και άλλα κανάλια, κάνοντας την καθημερινή διαχείριση πιο δύσκολη. Με το WhenWines, η ομάδα μπορεί να παρακολουθεί κάθε επίσκεψη από την πρώτη επικοινωνία μέχρι όσα ακολουθούν μετά τη γευσιγνωσία. Έτσι κερδίζει χρόνο, περιορίζει τα χαμένα αιτήματα και γνωρίζει καλύτερα τους επισκέπτες της. Παράλληλα, δημιουργείται η υποδομή για πιο στοχευμένη επικοινωνία και καλύτερη σύνδεση με το ευρύτερο δίκτυο του οινοτουρισμού.

Σήμερα πολλά οινοποιεία διαχειρίζονται τις επισκέψεις τους μέσα από πολλά διαφορετικά κανάλια: τηλέφωνο, email, εφαρμογές μηνυμάτων, social media, συνεργασίες με ξενοδοχεία και άλλες πηγές. Αυτό σημαίνει ότι η πληροφορία συχνά βρίσκεται σε διαφορετικά σημεία και η καθημερινή οργάνωση βασίζεται σε χειροκίνητες διαδικασίες. Ένα αίτημα μπορεί να χαθεί, η διαθεσιμότητα να μην είναι ξεκάθαρη και τα στοιχεία ενός επισκέπτη να μην συνδέονται εύκολα με προηγούμενες ή μελλοντικές επαφές. Παράλληλα, το feedback μετά την επίσκεψη συνήθως μένει αποσπασματικό και δύσκολα αξιοποιείται. 

Έτσι, το οινοποιείο δεν έχει πάντα ολοκληρωμένη εικόνα για τη ζήτηση, τις ανάγκες των επισκεπτών και τη συνολική εμπειρία που προσφέρει, ούτε μπορεί εύκολα να αξιοποιήσει αυτή τη γνώση για καλύτερη οργάνωση και πιο ουσιαστική επικοινωνία. Το αποτέλεσμα είναι περισσότερος χρόνος σε συντονισμό, χαμένες ευκαιρίες και πολύτιμα δεδομένα που παραμένουν ανεκμετάλλευτα.

Το WhenWines συγκεντρώνει σε ένα σημείο όσα χρειάζεται ένα οινοποιείο για να οργανώσει τις επισκέψεις του, από το πρώτο αίτημα μέχρι την επικοινωνία μετά τη γευσιγνωσία. Τα αιτήματα από διαφορετικές πηγές συνδέονται με τη διαθεσιμότητα, τα στοιχεία του επισκέπτη και το ιστορικό του, ώστε η ομάδα να ξέρει τι έχει προηγηθεί και τι χρειάζεται να ακολουθήσει. Το feedback από τη γευσιγνωσία δε μένει απλώς καταγεγραμμένο, αλλά βοηθά το οινοποιείο να κατανοήσει καλύτερα τις προτιμήσεις των επισκεπτών και, μελλοντικά, να κάνει σχετικές προτάσεις. 

Έτσι μειώνεται ο χρόνος που χάνεται στον συντονισμό, περιορίζονται τα χαμένα αιτήματα και δημιουργείται πιο ολοκληρωμένη εικόνα της ζήτησης. Με τον χρόνο, τα ίδια στοιχεία μπορούν να αποκτήσουν αξία και πέρα από το κάθε οινοποιείο, βοηθώντας διαδρομές κρασιού, προορισμούς και τουριστικούς συνεργάτες να κατανοούν καλύτερα την κίνηση και τις ανάγκες των επισκεπτών. 

Το WhenWines ξεκινά από την καθημερινή οργάνωση των οινοποιείων, με στόχο έναν πιο συνδεδεμένο και ενημερωμένο οινοτουρισμό.